Von 20+ Excel-Listen zu einer zentralen Produktdatenquelle – wie ein Maschinenbauer seine Datenqualität in 12 Wochen in den Griff bekam

Die Folgen waren spürbar

• Technische Datenblätter dauerten 2–3 Wochen pro Produktlinie
• Der Vertrieb verschickte veraltete PDFs an Kunden
• Marketing konnte nicht schnell auf Kundenanfragen reagieren
• Keine klare Verantwortlichkeit für Datenqualität – niemand „owned" das Thema
• Fehlerquote in Produktseiten lag bei 18 %

Der Trigger: Warum jetzt?

Drei Faktoren kamen zusammen:

1. Neue Produktlinie mit 150+ Varianten stand unmittelbar bevor – das alte System würde kollabieren
2. Geschäftsführung forderte Tempo: "Wir müssen schneller am Markt sein – die Konkurrenz wartet nicht"
3. Produktmanager drohten mit Überlastung: "Das schaffen wir nicht mehr manuell. Wir brauchen eine Lösung"

Der Ansatz: Drei Phasen in 12 Wochen

Phase 1: PIM Readiness Check (Woche 1–2)

Bevor wir ein System einführten, mussten wir verstehen, was wir hatten:

• Datenquellen-Mapping: Alle Produktdaten-Quellen wurden analysiert
• Governance-Lücken aufgedeckt: Kein Owner, keine Validierungsregeln, keine Freigabeprozesse
• Quick-Win-Liste erstellt: 3 Sofortmaßnahmen identifiziert, die sofort Erleichterung brachten

Ergebnis: Klare Übersicht über das Chaos – und ein Fahrplan, wie wir es systematisch lösen.

Phase 2: Datenmodellierung & Governance (Woche 3–6)

Jetzt wurde es konkret:

• Variantenlogik strukturiert: Größen, Materialien, Zertifikate – alles in ein konsistentes Modell
• Rollen definiert:
  Prozesse für mehrsprachige Kataloge eingeführt
  Marketing = Publisher (bereitet Daten für Kanäle auf)
  IT = Administrator (technischer Betrieb)
• Workflows aufgesetzt: Freigabeprozess für neue Produkte, Änderungsverfolgung, Qualitätsprüfungen

Ergebnis: Klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Prozesse, Qualitätssicherung eingebaut.

Phase 3: PIM-Implementierung & Output-Automation (Woche 7–12)

Die Systeme kamen zusammen:

• ERP-Anbindung: Stammdaten flossen automatisch aus dem bestehenden System
• PLM-Integration: Technische Daten aus Siemens Teamcenter wurden synchronisiert
• Automatisierte Datenblatt-Generierung: InDesign-Templates wurden mit PIM-Daten gefüttert – Datenblätter entstanden auf Knopfdruck
• Webshop-Feed live: Produktdaten wurden täglich automatisch in den Online-Shop exportiert

Ergebnis: Alles läuft automatisiert. Manuelle Fehler sinken dramatisch.

Die Ergebnisse: Messbar und spürbar

Zeitersparnis: 65 % weniger Zeit für Datenblatt-Erstellung

• Vorher: 3 Wochen pro Produktlinie (manuell, mit Abstimmungsschleifen)
• Nachher: 5 Tage (automatisiert, mit Qualitätsprüfung)
• Einsparung: 10 Arbeitstage pro Produktlinie

Datenqualität: Fehlerquote von 18 % auf 2 % gesenkt

• Weniger Rückfragen von Kunden
• Weniger Retouren wegen falscher Spezifikationen
• Höhere Kundenzufriedenheit

Time-to-Market: Neue Produktlinie in 4 Wochen statt 12 Wochen live

• Vorher: 12 Wochen (Datenerfassung, Abstimmung, Freigabe, Publikation)
• Nachher: 4 Wochen (strukturierte Erfassung, automatische Publikation)
• Wettbewerbsvorteil: 8 Wochen schneller am Markt

Entlastung der Teams: 8 Stunden/Woche für strategische Arbeit

• Produktmanager können sich auf Produktentwicklung konzentrieren statt auf Datenpflege
• Marketing hat Zeit für echte Kampagnen statt für Datenbereinigung

Was hat das möglich gemacht? Proof Points

Service & Methodik:

• Governance-Workshop mit allen Stakeholdern (Klärung von Rollen, Prozessen, Verantwortlichkeiten)
• Datenmodellierungs-Prozess (iterativ, mit Feedback-Schleifen)
• Change-Management (Schulungen, Dokumentation, Support)

Technische Integration:

• ERP-Anbindung (SAP)
• PLM-Integration (Siemens Teamcenter)
• InDesign Server für automatisierte Datenblatt-Generierung
• Webshop-API für tägliche Datenfeeds

Schrittweiser Rollout:

• Quick Wins zuerst (schnelle Erfolge, um Vertrauen zu schaffen)
• Dann Skalierung (weitere Produktlinien, weitere Kanäle)

Die Botschaft für Sie

Wenn Sie auch im Excel-Chaos stecken – wenn Ihre Produktdaten über mehrere Systeme verteilt sind, wenn Datenblätter Wochen dauern und Fehler häufig sind – dann ist es Zeit für eine Lösung.

Das Gute: Sie müssen nicht von null anfangen. Mit einem strukturierten Ansatz (Readiness Check → Governance → Implementierung) können Sie in 12 Wochen Klarheit schaffen und Ihre Prozesse automatisieren.

Nächster Schritt

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Wir schauen uns Ihre Situation an, identifizieren Ihre größten Hebel und zeigen Ihnen, wie schnell Sie zu besseren Daten und schnellerem Time-to-Market kommen können.

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