Technische Produktdaten: Die größten Herausforderungen – und wie PIM sie löst

Warum technische Produktdaten kritisch sind

Technische Produktdaten sind die Grundlage dafür, dass Produkte eingesetzt, installiert und gewartet werden können. Falsche Maße, Spannungen, Temperaturen oder Sicherheitsangaben führen nicht nur zu Retouren, sondern im schlimmsten Fall zu Schäden und Haftungsrisiken.

Gleichzeitig sind technische Daten oft die komplexesten Daten im Unternehmen: viele Attribute pro Produkt, unterschiedliche Normen, Abhängigkeiten zwischen Parametern und Varianten. Genau deshalb geraten Unternehmen mit gewachsenen Excel-Listen und unstrukturierten Datenablagen schnell an Grenzen.

Typische Herausforderungen rund um technische Produktdaten

1. Hohe Attributvielfalt: Technische Produkte haben schnell mehrere Dutzend bis hunderte Attribute: Leistung, Spannung, Stromstärke, Temperaturbereiche, Genauigkeitsklassen, Toleranzen, Materialien, Schutzarten, Zulassungen und vieles mehr. Diese Daten in Tabellen zu pflegen ist fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
2. Unterschiedliche Normen und Märkte: Was in einem Markt Standard ist, kann in einem anderen Sonderfall sein. Unterschiedliche Normen, länderspezifische Vorschriften und Zertifizierungen führen dazu, dass technische Daten kontextabhängig werden. Unternehmen brauchen eine Möglichkeit, diese Unterschiede strukturiert abzubilden.
3. Verteilte Datenquellen: Technische Daten liegen oft an vielen Orten: im PLM, in CAD-Systemen, in ERP-Stammdaten, in individuellen Excel-Listen und nicht selten auch im Kopf erfahrener Mitarbeiter. Eine zentrale Sicht gibt es nur gelegentlich – und sie ist oft schnell veraltet.
4. Medienbrüche in der Dokumentation: Technische Datenblätter, Manuals und Sicherheitsdokumente werden häufig in Office- oder Layout-Programmen gepflegt und manuell aktualisiert. Jede Produktänderung zieht einen Rattenschwanz an Dokumentenänderungen nach sich – und die Fehlerwahrscheinlichkeit ist hoch.

Was ein PIM-System für technische Produktdaten leisten kann

Ein PIM-System (Product Information Management) ist nicht nur ein Marketing-Tool, sondern kann – richtig aufgesetzt – zum Rückgrat für technische Produktdaten werden.

Zentrale Funktionen:

• Einheitliches Attributmodell pro Produktfamilie (z. B. alle Getriebemotoren mit gleichen Kernattributen)
• Vererbung: Basiswerte auf Serien- oder Plattformebene, spezifische Werte auf Variantenebene
• Validierungsregeln für Wertebereiche (z. B. Temperatur -20 bis +80 °C) und Einheiten (mm statt beliebiger Text)
• Pflichtfelder pro Kanal (z. B. bestimmte Sicherheitsangaben für Datenblätter und Webshop)
• Automatische Generierung von Datenblättern und anderen Dokumenten aus den gepflegten Daten

Vom PLM zum PIM: Rollenklärung der Systeme

In vielen Unternehmen stellt sich die Frage: Wenn wir bereits ein PLM haben – warum brauchen wir dann noch ein PIM für technische Daten?

Eine bewährte Rollenaufteilung sieht so aus:

• PLM als führendes System für konstruktionsnahe Daten (3D-Modelle, Stücklisten, CAD-Informationen)
• PIM als führendes System für produktions- und marktnahe Daten (technische Produktdaten in vertriebsfähiger Form, Marketingattribute, Kanalregeln)
• ERP als führendes System für transaktionale Daten (Preise, Bestände, Auftragsabwicklung)

Technische Kerninformationen werden aus dem PLM ins PIM übernommen, dort angereichert und in eine Form gebracht, die für Vertrieb, Marketing, E-Commerce und Dokumentation nutzbar ist.

Schritt-für-Schritt: Technische Produktdaten im PIM strukturieren

1. Fokus-Produktlinie wählen

Beginnen Sie mit einer klar abgegrenzten Produktfamilie, z. B. einer Baureihe von Antrieben oder Schaltschränken. Hier sind die technischen Attribute ähnlich, und Sie können ein praxistaugliches Modell bauen, ohne gleich das gesamte Sortiment aufzuräumen.

2. Attributmodell definieren

Gemeinsam mit Produktmanagement und Technik definieren Sie, welche Attribute für diese Produktlinie relevant sind:

• Technische Kernparameter (z. B. Leistung, Spannung, Drehmoment)
• Mechanische Eigenschaften (z. B. Abmessungen, Schutzart)
• Umgebungsbedingungen (Temperaturbereich, Einsatzzweck)
• Normen und Zertifikate
• optionale Attribute für bestimmte Märkte oder Varianten

3. Regeln und Pflichtfelder festlegen

Für jede Produktklasse definieren Sie, welche Attribute immer gepflegt sein müssen, bevor ein Produkt als freigegeben gilt. Zusätzlich legen Sie fest, welche Wertebereiche zulässig sind und welche Einheiten verwendet werden dürfen.

4. Daten aus bestehenden Quellen übernehmen

Anschließend werden technische Daten aus PLM, ERP und vorhandenen Excel-Listen ins PIM übertragen. Dabei lohnt es sich, nicht einfach alles blind zu importieren, sondern Dubletten zu entfernen und Werte zu harmonisieren (z. B. einheitliche Einheiten, Schreibweisen).

5. Datenblätter und Kanäle anbinden

Sind die technischen Daten im PIM strukturiert, können Datenblätter automatisch erzeugt oder zumindest halbautomatisch befüllt werden. Ebenso können Webshops, Kundenportale oder Konfiguratoren mit geprüften technischen Informationen versorgt werden.

Best Practices aus Projekten

• Technik früh einbinden: Technische Produktdaten sind kein reines Marketingthema. Ohne die Expertise von Konstruktion, Entwicklung und Qualitätsmanagement laufen Sie Gefahr, ein PIM-Datenmodell zu bauen, das an der Praxis vorbeigeht.
• Einheiten und Normen konsequent standardisieren: Mischen Sie nicht beliebig mm, cm und Zoll in Attributen. Legen Sie klare Regeln je Attribut fest und nutzen Sie, wo sinnvoll, zentrale Normtabellen oder Code-Listen.
• Datenqualität sichtbar machen: Nutzen Sie Dashboards im PIM, um zu zeigen, wie vollständig und konsistent technische Daten pro Produktlinie sind. Das schafft Transparenz und motiviert zur kontinuierlichen Pflege.

Fazit

Technische Produktdaten sind komplex – aber genau deshalb lohnt es sich, sie strukturiert zu managen. Ein PIM-System übernimmt dabei die Rolle eines zentralen Rahmens: Es macht technische Informationen verständlich, wiederverwendbar und für alle Kanäle nutzbar. Die fachliche Qualität bleibt bei Ihren Expertenteams – das System sorgt dafür, dass diese Qualität überall ankommt.