PIM-System auswählen: Die wichtigsten Kriterien für eine belastbare Entscheidung

Das richtige PIM-System passt zu Ihrem Produktmodell, Ihren Prozessen, Ihrer IT-Architektur und Ihren Ausgabekanälen. Eine belastbare Auswahl beginnt deshalb nicht mit Anbieterdemos, sondern mit messbaren Geschäftszielen, klaren Muss-Kriterien und realen Testszenarien aus Ihrem Unternehmen.

Wer zehn Anbieter anhand von 300 gleich gewichteten Features vergleicht, produziert eine präzise Tabelle und trotzdem oft die falsche Entscheidung. PIM-Projekte scheitern selten daran, dass irgendwo ein Häkchen fehlt. Sie geraten ins Stocken, weil Datenhoheit, Integrationen, Betrieb oder redaktionelle Prozesse nicht geklärt wurden.

Schritt 1: Das Geschäftsziel vor die Funktionsliste stellen

Definieren Sie zuerst, welches Ergebnis das PIM liefern soll. Beispiele:

• Neue Produkte sollen innerhalb von zwei statt sechs Wochen in Web, Shop und Datenblatt verfügbar sein.
• Händler sollen aktuelle BMEcat-Dateien ohne manuelle Nacharbeit erhalten.
• Produkttexte sollen kontrolliert in zwölf Sprachen bereitstehen.
• Der jährliche Katalog soll aus freigegebenen Produktdaten automatisiert entstehen.
• Datenfehler sollen vor der Ausgabe erkannt werden, nicht nach einer Kundenreklamation.

Ein Ziel wie „zentrale Datenhaltung“ reicht nicht. Es beschreibt eine Eigenschaft des Systems, keinen wirtschaftlichen Nutzen. Gute Ziele besitzen einen Ausgangswert, einen Zielwert und einen Termin.

Schritt 2: Die Systemlandschaft und Datenhoheit klären

Ein PIM arbeitet nie allein. Es übernimmt Daten aus Quellsystemen und versorgt Ausgabekanäle. Vor der Auswahl muss deshalb feststehen, welches System für welche Information führend ist.

Preise, Bestände, Bestellnummern

Typischer Master: ERP

CAD-Daten, Stücklisten, technische Entwicklungsdaten

Typischer Master: PLM

Produktmerkmale, Marketingtexte, Klassifikationen

Typischer Master: PIM

Bilder, Videos, Dokumente

Typischer Master: MAM/DAM oder integriertes PIM/MAM

Webseiteninhalte außerhalb des Produktbereichs

Typischer Master: CMS

Fehlt diese Zuordnung, entstehen doppelte Pflege und widersprüchliche Daten. Dann wird das neue PIM nur ein weiteres System im Stapel.

Die zehn wichtigsten Auswahlkriterien

1. Datenmodell und Variantenlogik

Das System muss Ihre reale Produktwelt abbilden: Produktfamilien, Varianten, Bestellnummern, Zubehör, Ersatzteile, Sets und Beziehungen. Nutzen Sie dafür echte Beispiele. Ein Ventil mit 120 Ausprägungen ist aussagekräftiger als eine Folie mit dem Begriff „flexibles Datenmodell“.

2. Datenqualität und Validierung

Prüfen Sie Pflichtfelder, Wertebereiche, Einheiten, Freigaben und kanalspezifische Vollständigkeit. Das System sollte nicht nur anzeigen, dass Daten fehlen. Es sollte zeigen, welche Produkte deshalb in welchem Kanal nicht veröffentlicht werden können.

3. Schnittstellen und Integrationsfähigkeit

Bewerten Sie APIs, Import- und Exportmechanismen, Ereignisverarbeitung, Fehlerprotokolle und Monitoring. Eine API allein löst noch keine Integration. Entscheidend sind Datenmapping, Änderungslogik, Wiederholbarkeit und ein klarer Umgang mit Fehlern.

4. Multi-Channel-Publishing

Website, Shop, Händler, Katalog und Datenblatt verlangen unterschiedliche Ausschnitte und Formate. Das PIM muss kanalspezifische Regeln abbilden, ohne für jeden Kanal eine neue Datenkopie zu erzeugen.

5. Klassifikationen und Austauschformate

Für Industrie und technischen Handel zählen ECLASS, ETIM, BMEcat, DATANORM oder kundenspezifische Exporte. Prüfen Sie nicht nur, ob ein Format „unterstützt“ wird. Lassen Sie sich zeigen, wie Versionen, Mappings, Pflichtfelder und Validierungsfehler behandelt werden.

6. Mehrsprachigkeit und Übersetzungsprozess

Relevant sind Sprachvererbung, Übersetzungsstatus, Delta-Exporte, Terminologie und die Anbindung eines Translation Management Systems. Bei zehn Sprachen wird ein Excel-Export per E-Mail schnell zum Engpass.

7. MAM/DAM und Medienbezug

Klären Sie, wie Bilder, Dokumente, Rechte, Versionen und Ausgabeformate mit Produkten verbunden werden. Ein Vorschaubild im PIM beweist noch keine belastbare Medienverwaltung.

8. Benutzerführung, Rollen und Workflows

Nutzer müssen ihre Aufgaben schnell erkennen und erledigen können. Testen Sie Oberflächen mit späteren Anwendern aus Produktmanagement, Marketing oder Datenpflege. Akzeptanz entsteht nicht durch Schulung allein. Das Werkzeug muss zur täglichen Arbeit passen.

9. Betrieb, Support und Weiterentwicklung

Fragen Sie nach Hosting, Service Levels, Updates, Release-Prozess, Monitoring, Backup, Supportwegen und Verantwortlichkeiten. Der Go-live beendet das Projekt nicht. Danach beginnt der jahrelange Betrieb.

10. Gesamtkosten und Time-to-Value

Vergleichen Sie nicht nur Lizenzen. Zur Total Cost of Ownership gehören Einführung, Migration, Schnittstellen, Customizing, Schulung, Betrieb, Support und interne Projektzeit. Ebenso wichtig: Wann liefert der erste produktive Anwendungsfall einen messbaren Nutzen?

Muss-, Soll- und Kann-Kriterien richtig gewichten

Nutzen Sie drei Kategorien:

• Muss: Ohne dieses Kriterium ist die Lösung ungeeignet.
• Soll: Hoher Nutzen, aber notfalls durch Prozess oder spätere Ausbaustufe lösbar.
• Kann: Vorteilhaft, aber nicht entscheidend.

Begrenzen Sie echte Muss-Kriterien. Wenn 80 Prozent des Katalogs „Muss“ sind, haben Sie nicht priorisiert. Gute K.-o.-Kriterien schließen bewusst Lösungen aus. Das kann unbequem sein, spart aber Monate in der Evaluierung.

Anbieter mit realen Szenarien testen

Geben Sie den verbleibenden Anbietern dieselben Aufgaben. Ein sinnvoller Proof of Concept könnte enthalten:

• Import einer realen Produktfamilie mit Varianten.
• Übernahme von Preisen und Bestellnummern aus einem ERP-Testexport.
• Zuordnung von Bildern und Dokumenten.
• Pflege eines deutschen Textes mit Übersetzungsstatus.
• Validierung für Website und BMEcat-Ausgabe.
• Erzeugung eines Datenblatts oder kanalbezogenen Exports.

Bewerten Sie Ergebnis, Bedienbarkeit und Aufwand. Keine vorbereitete Standarddemo ersetzt diesen Test.

PIM-Auswahlmatrix: kompakter Bewertungsrahmen

Fachlicher Fit

Leitfrage: Bildet das System Produkte, Varianten und Kanäle ab?
Empfohlene Gewichtung: 25 %

Integration

Leitfrage: Passt es belastbar in ERP-, PLM-, CMS- und Shop-Landschaft?
Empfohlene Gewichtung: 20 %

Prozesse und Nutzer

Leitfrage: Funktionieren Pflege, Freigabe und Übersetzung im Alltag?
Empfohlene Gewichtung: 15 %

Betrieb und Partner

Leitfrage: Sind Verantwortlichkeiten und Support belastbar?
Empfohlene Gewichtung: 15 %

Time-to-Value

Leitfrage: Wann ist der erste Nutzen produktiv?
Empfohlene Gewichtung: 15 %

Gesamtkosten

Leitfrage: Sind Einführung und Betrieb wirtschaftlich tragfähig?
Empfohlene Gewichtung: 10 %

Die Gewichtung ist ein Ausgangspunkt, keine allgemeingültige Norm. Bei einem ERP-Wechsel kann Integration höher gewichtet werden; bei starkem internationalem Wachstum Mehrsprachigkeit und Publishing.

Häufige Fragen zur PIM-Auswahl

Wie viele Anbieter gehören auf die Shortlist?

Drei bis fünf Anbieter reichen meist für eine belastbare Vertiefung. Eine größere Shortlist erhöht den Aufwand, ohne die Entscheidung automatisch zu verbessern.

Brauchen wir ein Lastenheft?

Sie brauchen dokumentierte Ziele, Prozesse, Datenobjekte, Integrationen, Qualitätsregeln und Betriebskriterien. Ob das Dokument „Lastenheft“ heißt, ist zweitrangig. Eine reine Feature-Sammlung reicht nicht.

Sollten Softwareanbieter und Implementierungspartner identisch sein?

Nicht zwingend. Entscheidend ist eine eindeutige Gesamtverantwortung. Wenn Softwareanbieter, Integrator und Betriebspartner getrennt arbeiten, müssen Übergaben, Haftung und Support sauber geregelt sein.

Wie lange dauert die Auswahl?

Die Dauer hängt von Komplexität, Stakeholdern und Beschaffungsprozess ab. Ein fokussierter Prozess mit geklärtem Scope ist deutlich schneller als eine offene Marktsichtung. Wer die Anforderungen während der Demos erst entdeckt, verlängert die Auswahl unnötig.

Der nächste sinnvolle Schritt

Beginnen Sie mit Ihrem Daten- und Prozessengpass, nicht mit dem Anbietermarkt. Der PIM Readiness Check bewertet Ausgangslage, Systemlandschaft und Handlungsfelder. Für die wirtschaftliche Einordnung hilft zusätzlich der Leitfaden So berechnen Sie den ROI eines PIM-Systems.