Produktkatalog erstellen: Wie PIM Print und PDF automatisiert

Warum Katalogprojekte so viel Energie fressen

In vielen B2B-Unternehmen ist der Produktkatalog noch immer eines der wichtigsten Vertriebsinstrumente. Gleichzeitig ist jedes Katalogprojekt ein Kraftakt: unzählige Excel-Listen, manuelle Copy-Paste-Arbeit in Layout-Dateien, Schleifen mit dem Vertrieb und Last-Minute-Korrekturen kurz vor dem Druck.

Das Ergebnis: Hohe Kosten, hohe Fehleranfälligkeit – und ein Katalog, der in dem Moment, in dem er aus der Druckerei kommt, schon wieder teilweise veraltet ist. Dabei geht es auch anders.

PIM + Layout-Automation: Das Grundprinzip

Statt Inhalte direkt im Layout-Programm (z.B. InDesign) zu pflegen, werden Produktdaten und Medien zentral im PIM verwaltet. Das Layout-Tool greift auf diese Daten zu und befüllt Seiten automatisiert oder halbautomatisiert.

Vorteile:

• Daten müssen nur einmal im PIM gepflegt werden und sind für alle Ausgaben identisch
• Produktänderungen können auch kurz vor Druck noch effizient eingespielt werden
• Fehler durch Copy-Paste werden deutlich reduziert
• Varianten von Katalogen (z. B. länderspezifische Versionen) lassen sich leichter erzeugen

Schritt-für-Schritt: Vom PIM zum Katalog

1. Katalogstruktur definieren

Gemeinsam mit Vertrieb und Marketing legen Sie fest, welche Produktgruppen in welcher Reihenfolge erscheinen, wie tief die Hierarchie ist (Kapitel, Unterkapitel, Produktfamilien) und welche Informationen pro Produkttyp gezeigt werden sollen.

2. Daten im PIM katalogfähig machen

Im PIM wird sichergestellt, dass alle relevanten Attribute vorhanden und gepflegt sind. Sie definieren z. B.:

• Pflichtattribute für die Katalogdarstellung (z. B. Kurzbezeichnung, Bestellnummer, Kerndaten)
• Gruppierungslogiken (z. B. Produktfamilien, Zielbranchen)
• Sortierung innerhalb von Tabellen (z. B. nach Leistung oder Baugröße)

3. Layout-Templates erstellen

Im Layout-Programm werden Templates für unterschiedliche Seitentypen angelegt: Kapitelauftakt, Übersichtsseiten, Tabellenseiten, Detailseiten. Diese Templates enthalten Platzhalter für Produktdaten, Bilder und Texte, die später aus dem PIM befüllt werden.

4. Datenverknüpfung zwischen PIM und Layout

Über eine Schnittstelle (z. B. IDML-Export, Plugin oder Webservice) werden die Produktdaten in die Layout-Templates übertragen. Je nach Grad der Automation werden Seiten vollautomatisch erzeugt oder halbautomatisch mit Vorschlägen befüllt, die ein Grafiker dann finalisiert.

5. Aktualisierung und Varianten

Ändern sich Produktdaten im PIM (z. B. neuer Wert, neue Norm), können diese Änderungen kontrolliert in bestehende Kataloglayouts übernommen werden. Ebenso lassen sich Varianten des Katalogs erzeugen – etwa ohne Preise, mit Fokus auf bestimmte Produktlinien oder in anderen Sprachen.

Best Practices für katalogfähige Produktdaten

Klare Regeln für Kurztexte und Tabellen

Tabellentexte und Kurzbeschreibungen sollten standardisiert sein. Unterschiedliche Schreibweisen oder Längen machen das Layout unruhig und erschweren die Automation.

Bilder und Medien zentral im PIM/DAM verwalten

Statt Bilder in Layout-Dateien einzubetten, sollten sie im PIM oder einem angeschlossenen DAM (Digital Asset Management) liegen und über Referenzen eingebunden werden. So behalten Sie den Überblick und können Bilder zentral austauschen.

Früh testen: Probekapitel erzeugen

Bevor Sie den gesamten Katalog automatisieren, lohnt sich ein Pilot mit einem Kapitel. So sehen Sie schnell, wo Datenmodell oder Layout-Templates noch nachgeschärft werden müssen.

Fazit

Kataloge werden im B2B nicht verschwinden – sie verändern sich. Mit einem PIM-basierten Ansatz verwandeln Sie die jährlich wiederkehrende Katalogschlacht in einen deutlich effizienteren, wiederholbaren Prozess. Datenqualität steigt, Fehler sinken, und Ihre Teams haben mehr Zeit für Inhalte statt für Copy-Paste.